我們通常會使用軟件來讓工作更輕松——軟件應幫助我們更快地完成工作。就像使用軟件工具的企業和人一樣，軟件工具也一樣有自己的問題：某些環節需要一些人工干預——大多數是需要手動數據輸入，這就降低了效率。但有了工作流自動化，就不必再這么麻煩了。

工作流自動化是指在您使用的應用程序內簡化和自動化一系列任務的行為。工作流自動化讓您可以根據業務需求開發流程，而不是根據所使用的工具來創建流程。最大的好處是：一切都是自動化的。

·什么是工作流自動化？

工作流自動化是簡化和自動化軟件中一系列可重復任務的過程，它超越了一次性任務，例如將電子郵件保存到待辦事項列表中。

為了更好地解釋工作流自動化，我們分解一下什么是自動化與工作流。

·什么是自動化？

自動化就是設置某些東西自動運行。任何自動化的核心都可以歸結為一個簡單的命令：WHEN 和 DO。“當發生這種情況時，就執行該操作。”即使最復雜的自動化也可以分解為這個簡單的命令。

·什么是工作流？

工作流是應用程序中可重復的一組步驟，用于完成流程。但工作流和流程是不是一回事呢？

將流程視為需要做的“事情”。例如，您的企業可能有一個流程，用于在達成交易或提案后向客戶開具賬單。需要創建發票，將其發送給客戶，并在開始前讓客戶簽署并付款。

要完成此過程，就需要一個工作流。將工作流視為將“如何”執行此操作——使流程運行所需的具體步驟。例如，您需要在 QuickBooks 中創建發票，將其上傳到 DocuSign，通過電子郵件將其發送給客戶進行簽名，然后通過 Stripe 發送后續郵件以收取付款。

圖片來源：自制

·工作流自動化示例

工作流自動化將使您能夠為保持正常運行的業務流程而創建自主操作的工作流。例如管理發票、收集潛在客戶、發送營銷電子郵件等等。

可以實現自動化的示例：

1.在一張電子表格中跟蹤跨社交媒體渠道和網站的品牌提及情況。

2.跟進合格的線索以安排咨詢。

3.從電子郵件通訊列表中刪除退回的訂閱者。

4.創建項目中已完成任務的每周報告。

5.邀請客戶在購買產品后留下評論。

6.在交易完成后收集發票簽名。

這些只是涉及多個步驟（且通常涉及多個團隊）的關鍵業務流程的幾個示例。

·為什么要投資工作流自動化？

為企業設置任何流程都是一項復雜的工作，設置這些系統自行運行的想法可能會讓人感到有很大挑戰,但是，投資工作流自動化有很多優勢：

1.工作流自動化可幫助您節省時間。66% 的中小型企業知識型員工表示，工作中的自動化使他們能夠專注于更具創造性的任務和項目。

2.工作流自動化減少了數據錯誤。34% 的受訪知識型員工表示，實現自動化數據輸入可以減少錯誤。

3.工作流自動化使企業得以擴大規模。88% 的小企業主表示，自動化使他們能夠與更強大的對手競爭。工作流自動化幫助他們加快行動速度，更快地完成銷售，減少在繁瑣工作上花費的時間并提供更好的客戶服務。

·誰可以從工作流自動化中受益

無論您身處哪個行業，都可以從工作流自動化中受益。如果是使用應用程序或軟件來工作，那么采用工作流自動化將會非常合適。

以下是不同工作角色如何從工作流自動化中受益的一些示例：

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·營銷運營

營銷運營人員負責管理各種營銷活動的幕后工作：潛在客戶管理和評分、數據收集、軌跡跟蹤等等。由于需要管理的內容如此之多，營銷人員往往是工作流自動化的高級用戶也就不足為奇了。

工作流自動化使營銷運營團隊能夠在數據錯誤產生負面影響之前發現并清理它們，這樣他們就可以專注于最擅長的事情——解決問題。

營銷運營專業人員如何使用工作流自動化：

1.潛在客戶管理：簡化潛在客戶收集、對潛在客戶進行分類，然后將他們引導到適當的位置是這項工作的關鍵部分。自動化可確保潛在客戶信息清晰，并可用于開展營銷活動。

2.細分訂閱者：工作流自動化可以在訂閱者進入時對其進行細分，確保您將向合適的受眾傳遞正確信息。

3.清理數據：數據錯誤和格式問題可能會導致后續出現大麻煩。自動化可以幫助您盡早發現錯誤，甚至無需人工干預即可清理數據。

·社交媒體管理員

社交媒體營銷對任何企業來說都是至關重要的。社交媒體管理員不僅是品牌的代言人，他們還會跟蹤客戶的感受以及與企業的互動。由于職業需要，他們通常會“永遠在線”。

工作流自動化使社交媒體管理員能夠跟上趨勢、跟蹤客戶情緒并創建內容，避免讓自己精疲力竭。

社交媒體管理員如何使用工作流自動化：

1.跟蹤品牌提及：盡管社交媒體管理員看起來可以同時出現在任何地方，但實際上他們不可能做到這一點。工作流自動化可以幫助追蹤網絡上的討論。

2.跨平臺共享內容：不同的平臺需要不同的策略，但這并不意味著跨網絡共享必須手動進行。工作流自動化可以加快發布過程。

3.策劃帖子內容：社交媒體管理員擅長重新利用內容。自動化工作流可以將想法集中到一處，以便快速創建內容。

4.記錄帖子：社交媒體管理員需要報告帖子的表現，以向利益相關者證明其工作的價值。回顧過去的帖子也有助于識別能夠引起粉絲共鳴的內容。通過自動化，社交媒體管理員可以將更多時間用于分析結果，而無需花費大量時間制作電子表格。

·銷售

銷售是一項高風險、高壓力的職業，涉及很多環節。一旦有潛在客戶，銷售人員就要將潛在客戶轉變為付費客戶。當他們不花時間與潛在客戶溝通時，就可能會使用到 CRM（客戶關系管理）工具，這是另一個需要管理的難題。

工作流自動化可以處理銷售渠道中繁瑣的部分，從而讓銷售人員可以專注于面對面的互動。

銷售人員如何使用工作流自動化：

1.跟進潛在客戶：當潛在客戶表示出興趣時，第一次接觸至關重要。當需要處理多個潛在客戶時，自動化可以確保您不會忘記與誰聯系——它會為您完成這項工作。

2.安排演示和咨詢：雖然與客戶或潛在客戶進行面對面交流對業務至關重要，但為安排會議時間而討價還價是很痛苦的。通過使用日程安排軟件和自動化工具，銷售人員可以將注意力集中在更重要的事情上。

3.跟蹤和更新銷售渠道：CRM 是你的真相來源，因此任何重大的交易變更都需要被記錄下來。工作流自動化可以在特定事件發生時自動更新交易狀態，確保銷售渠道是最新且準確的。

4.更新和管理聯系人：對于專業的銷售人員來說，當他們將新獲得的客戶交給下一個團隊時，記錄客戶互動的日常細節是必要的。工作流自動化可以在不中斷工作流程的情況下捕獲關鍵細節。

·會計

您能想象沒有會計的企業如何運作嗎？隨著企業的發展和規模擴大，詳細記錄資金的流入和流出就變得更加重要。工作流自動化可幫助會計師跟蹤資金并減少數據錯誤。

會計師如何使用工作流自動化：

1.開發票：開發票的工作會一直持續下去，因此成為了工作流自動化的理想候選對象。

2.客戶開戶：如果沒有注意到細節，從接收付款到客戶開戶的交接過程可能會很混亂。自動化可以捕捉重要信息，使交接過程無縫對接。

3.填寫報銷單：填寫報銷單：處理人際關系和數據錄入可能會讓人頭痛不已。工作流自動化可以解決報銷過程中最令人厭煩的部分。

4.更新 CRM 工具的付款狀態：會計團隊有一項艱巨的任務，即在多個位置（從數據庫到 CRM）保持財務數據的更新。自動化可以讓財務信息全面更新。

5.收集簽名：及時得到簽名就像按時收到付款一樣難以捉摸。工作流自動化可以解決收集簽名時最煩惱的問題。

·電子商務

高效的流程對于網上商店來說更為重要。因為如果它們不存在，客戶便會注意到。丟失了快遞單號？找不到訂單更新？糟糕的流程會導致糟糕的客戶體驗，從而導致差評。

工作流自動化可幫助電子商務商店管理購買體驗，從櫥窗購物到購買、運輸等等。

電子商務人員如何使用工作流自動化：

1.訂單履行：這是您希望順利完成的過程，但有時會在包裝、創建標簽和訂單表格方面犯錯誤。您可以使用工作流自動化將電子商務平臺連接到配送應用程序和運輸工具，以加快流程并提高準確性。

2.跟蹤銷售：跟蹤銷售不僅僅是為了會計和庫存目的。了解誰在購買什么可以幫助您開發新產品，并相應地定位營銷目標。工作流自動化可以將您的電子商務網站連接到CRM、營銷渠道以及會計軟件。

3.將客戶添加到郵件列表：通過將客戶添加到郵件列表中，在首次購買后留住他們。您可以使用工作流自動化將電子商務平臺連接到電子郵件營銷平臺，以確保客戶始終了解最新動態。

4.付款失敗通知：工作流自動化還可以監控哪些環節出了問題。您可以將電子商務和支付處理平臺與其他通信工具連接起來，自動設置付款失敗或訂單取消的通知。

5.邀請客戶留下評論：消費者在購買前進行自己的研究比以往任何時候都更容易。評論是影響銷售成敗的社會證明。工作流自動化可以簡化審查、收集和跟蹤反饋的過程。

·項目管理

項目管理者負責確保關鍵業務項目不脫軌，協調人員和任務，確保項目計劃在預算之內按時完成。

工作流自動化可幫助項目管理者委派任務、洞察情況并跟蹤進度，這樣他們就可以專注于執行。

項目管理者如何使用工作流自動化：

1.創建報告：項目管理者要對項目的進展情況負責。由于項目管理工具已經是事實的來源，工作流自動化可以幫助創建項目進度報告，并將其發送給涉眾。

2.分配任務：一個成功的項目是團隊努力的結果，因此項目管理者經常與項目組溝通并將任務委派給他們。不過，任務可能有多種來源。自動化可以幫助項目管理者減少處理待辦事項的時間。

3.截止日期提醒：項目管理者不僅管理流程，還管理人員——但權力有限。他們可以自動進行提醒，這樣就不必再不斷催促項目成員。

4.跟蹤時間：項目管理者負責管理項目范圍并按時交付。他們通常不會依賴猜測，而是通過時間跟蹤來更好地了解時間表。工作流自動化無需依賴個人來準確跟蹤時間，而是可以通過減少人為錯誤來挽救局面。

·工作流自動化：增長的秘訣

工作流自動化并不僅僅適用于精通技術的人。任何人都可以從您每天使用的應用程序內簡化和自動化任務中受益。借助工作流自動化，您可以節省手動任務的時間，更好地了解業務，并在不使自己疲憊的情況下擴展可以完成的業務。

（來源：小億）

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