一、如何寫出一封令人舒服的外貿郵件？

1. 語調、禮貌

Please could you ...?

Would you be so kind to...?

It would be agreat（better） if you could...

I would be grateful for...

基本的禮貌問候還是需要的。

Please 和 Kindly 沒有必要同時用，一般老外也很少兩個詞用在同一個句子里，用一個就可以了。

2. 靈活使用連詞

并列關系

Also

In addition/in addition to.../What's more

As well

并列關系

Furthermore/Moreover

As well as

Apart from/ besides

因果關系

Therefore/so/as a result/Consequently

Due to/Owing to

Since/As

轉折

But/ However

Although

Despite/ In spite of

轉折

While 表轉折，表時間

總結

In short/ In brief

In summary/In conclusion/To summarize

排序

Firstly, secondly, thirdly.. finally

Finally-> Last but not the least 使用注意語境

注意：以上的郵件寫法不推薦，這么多的 say sorry，感覺不是很好。

沒有必要說這么多，說一次就可以了。

3. 常用郵件用語

參考參照

According to/ With reference to/With regard to

回復請求

As you requested/In answer to

某人讓我聯系您

Your name was given to me by ...

I have been advised by xxx to contact you regarding shipment arrangement.

Your colleague, Emma Green, suggested that I write to you conceming supplier application.

您可能已知道

As you may already know,

As you may already have heard, 

感謝

Thank you for your email.

Thank you for your advice regarding....

I would be grateful for your advice concerning ...

I'm writing to thank you for your assistance.

I appreciate for your effort.

Your kindly reply will be highly appreciated!

Thank you very much for the file you sent me. It's exactly what we need for check.

通知

Please be advised that...

We are writing to advise(inform) you that...

解釋/弄清

I am writing to explain...

We would like to clarify certain points regarding...

Could you help us to clarify whether it is for medical or non-medical use?

Could you let us know your ideas on...?

隨附

Please find enclosed...

Enclosed please find...

Enclosed is ..

Enclosed are ..

I'm enclosing the ..

緊急求復

As this matter is now urgent, we would appreciate a prompt reply. Thank you!

As it is urgent, we look forward to hearing from you at your earliest convenience.

Due to the urgency of the situation, I would appreciate receiving your advice as soon as possible.

提出請求

I would be grateful if you could share with me some idea or comments for...

I would appreciate further information on...

I would be grateful if you could send me any picture/photo to get a clear idea?

We wonder if you could send us a copy of required document for reference.

結束語 

Please do not hesitate to contact me if I can be of further assistance.

If you would like any more information, please do not hesitate to contact me.

Should you have any question, please feel free to let me know.

We'll be very pleased to send our best offer based on your detailed inquiry.

開頭語

Hello Mr. John Smith

Hi John

Hi Mr. John Smith

Dear friend, ..

To whom it may concern, ..

Dear [Job Title], ..

Dear Sir or Madam, ..

To XXX, ..

Hi guys,...

Hey xxx Company,

問候語

Hello John,

Hope this email finds you well.

Good day!

I hope you're doing well.

I hope your everything is going well.

I'm reaching out about...

Congrats on...

I'm sorry to disturb you, (x)    

不要這樣用，明知道打擾還這樣說，客人心里會怎么想。

4. 避免廢話

簡練

The supplier would by no means accept this condition. ->Never

“so as to”→so

多用動詞顯得生動，多用名詞顯得僵硬

We'll have a discussion -> We'll discuss

We'll have meeting with factory manager for this.

-> We'll meet with factory manager for this.

After our observation, -> After observed,

沒必要用奇怪難理解的短語，現在郵件更偏向 casual，突出重點！

5. 保持中立，減少沖突詞

負面詞換成正面詞

The production is slow so we have difficulty delivering on time.

→The production is not very fast so we might have difficulty delivering on time.

problem-> issue/ matter

Due to the shortage of raw material, we may have to wait up to one week for delivery.

However, we'll speed up production to fix the issue.

改變句子的主體焦點

you→ there/we

You might misunderstood that.. 

->There seems to be a misunderstanding that..

6.保持和客戶相近的行文習慣

保持相同的頻率

客戶熱情主動，你不能惜字如金

客戶直奔主題，你不能花太多篇幅寒暄和暖場。

注意客戶的性格

客戶是仔細嚴謹的，你不能回復太隨意，用詞太口語化

客戶注意細節，你要放大細節。客戶注意全局，你要兼顧全局

照顧客戶的習慣

客戶喜歡的表達方式，你也可以向他靠攏。

客戶喜歡用的詞語，只要不造成理解偏差，你也可多使用。

客戶如果英語水平有限，你應該多用簡單的短句

7. 郵件中文字加粗需注意的細節

適度原則

提醒客戶利益，而不要強加客戶壓力

8. 郵件中有附件

第一封郵件避免帶附件

提醒客戶郵件中有附件/多附件

Please find the attached shipping documents.

Please find the following documents in the attachment.

1. Declaration of Conformity

2. Technical datasheet

3. EU Rep agreement

4. Letter of registration

9.適當修改郵件標題

郵件標題要適當的修改一下，比如一開始是打招呼，后面都談到樣品等，可以修改成 XXX 樣品等

10. 英文諺語要學，不要用

英文郵件不是寫作文

11. 避免全文大寫的郵件

尊重客戶的行文習慣不代表一味遵從

全文大寫字母的郵件，略顯粗魯，有失禮貌和尊重

12. 避免隨意的縮寫

注意你的專業形象

13. 別忘記你的附件

重發表達一下歉意

標題

Correction-前一封郵件的標題     發錯了附件

Oops-前一封郵件的標題             忘了附件

Correction-Quotation for office chairs

Oops-Quotation for office chairs

忘了附件

Oops! My apologies, here is the attachment.

Sorry! I forgot to attach the file in my last mail.

附件發錯了

I'm sorry, but I attached the wrong file in my last mail. Here's the correct one.

I hope this hasn't caused you any inconvenience.

Oh, My mistake.. I don't know somehow attached the wrong file. Here's the right one.

14. 第一封郵件慎帶附件

02

二、郵件溝通跟進值得注意的一些問題

1.別跟客戶爭論價格

還是那個問題，目標價

客戶扔出價格只是壓價的工具，而你去反駁客戶，這個價格絕對不可能，中國沒有這個價格。

那就跑偏了。

目標價在談判中討論得越多，錨定效應產生的影響就越大

所有的精力花在目標價上面去講的話，就沒有太大的意義。

因為目標價，我們去年講談判的時候也講了，它是起到了一個效應，心理學上叫做錨定效應。

而且這個價格如果被討論得越多，他這種錨定效應產生的影響就越大。

所以我們應該避免過多討論，而是去展示你的優勢，然后了解他的需求。

你別老是談價格，當你覺得目標價達不到的時候，嘗試跟客戶談談別的。

然后談著談著談著，你就會發現客戶已經慢慢地就淡忘了這點。

2. 忘了揣摩細節

細節在哪?

*客戶郵件的字里行間的含義（某句，某詞甚至標點符號）

*關注點

*郵件風格

*發件時間

*職位身份

*對方公司性質

*供應鏈角色

做銷售，傾聽很重要。

積極引導客戶，揣摩客戶的心理和關注點。

讓客戶覺得愉悅，設置一些思路，然后讓客戶有贏的感覺。

比如客戶問認證，認證其實就是客戶的關注點，建議引導。

通過客戶風格、郵件時間等細節來判斷客戶職位，可以去 fb/linkedin 上驗證，看看對方公司的性質等。

比如公司被集團收購了，把買手搞清楚，可以電話溝通。

3. 沒有表現欲

有意識地從郵件中塑造自己的形象

細心、積極、禮貌、有合作精神、專業、麻利干脆...

良好的印象會促進溝通的欲望，也能讓你郵件的信息更有效地傳達給客戶

4. 說得太多,過猶不及

展現專業有個度

臨門一腳的機會近在眼前，若你不知道把握時機，收起過多的表達欲，那么往往可能起到反效果。

你比客戶專業時，你要適時地進行推薦和引導。

如果一味用專業細節的提問來展現專業度，客戶會產生新的顧慮和疑惑，反而沒有下單。

5. 準備替代方案

商業的本質是交換

僵局時，沒有更多的交易條件可以交換。可以通過提供變通的替代方案來創造交換的條件

如：延長質保期、最小起訂量、賠償條件、價格有效期、包裝方式調整、付款方式、獨家銷售、交貨時間......

6. 錯誤地估算了議價區間

A 客戶能接受的價格，B 客戶卻不一定能接受。

A 客戶不能接受的價格，B 客戶卻未必不能接受。

在同一市場上，即使是同一個產品，商業模式和銷售渠道都會相差很大。

僅僅客戶采取不同的推廣策略，可能銷售渠道就大相徑庭，面對的客戶群體也截然不同。

和不同的客戶合作，報價的策略以及利潤率的把握都是不一樣的。

有些客戶，你可能只有一次報價機會

7. 你太善解人意，不能更進一步

面對客戶的托辭：

I'll consider all your conditions. If any news, I will let you know. Thanks!

Could you share with me what is preventing you from move forward with me?

Could you advise me if there is anything unclear to make a decision like a trial order?

Which aspect do you think we can improve for you to close an order?

8. 溝通方式太單一：郵件

03

三、客戶為什么不回復郵件？

1. 缺乏強相關性

Dear Sir or Madam,

To Who It May Concern,

→收件人姓名盡量能明確

2. 業務員不夠專業

業務員 Lisa 報價時，價格報錯。錯把 B 款的價格報成了 A 款價格。等她發現時，已經第二天了。

Lisa 寫了一封郵件告知自己疏忽，請客戶諒解。

客戶查看了 2 次 Lisa 的郵件，但一直沒有回復。

Lisa 第三天又追了一封郵件，告訴客戶由于自己是新業務員，缺乏經驗，因此犯了錯誤，非常抱歉。

客戶還是沒有回復。

→解決辦法：換經理去聯系。

3. 客戶可能沒收到郵件

企業郵箱發了一封郵件給中東客戶，但一直沒有回復。后來打了電話過去，客戶說沒有收到。

于是換了 Gmail 的郵箱，發了一封郵件，客戶很快就收到了。

→解決辦法：電話打起來

4. 沒有仔細分析客戶的郵件

業務員 Lisa 發了一封開發信，客戶很快就回復了:

Please I need urgently the best price of PE gloves one 20'ft container. Thanks!

由于 PE glove 分為 HDPE 和 LDPE，又有厚度克重之分。

Lisa 考慮到 20 尺柜數量較多，報價需要準確，所以發郵件問客戶具體哪種材質，克重是多少以便準確地報價。

客戶一直沒有回復。

→解決辦法：認真分析客戶的需求。

客戶的需求是 URGENTLY。

需要快速地分析客戶的行業，市場的需要，根據經驗按照 HDPE 和 DPE 各一個合適規格的價格給客戶。

有時候報價需要準確，盡可能地了解信息。但業務員該拿決斷去推薦和引導時，應該主動快速報價。

5. 客戶與其它供應商已進入實質溝通階段

業務員 Lisa 晚上收到一封阿里巴巴詢價，某加拿大客戶詢問一款產品。

詢價信息很長，采購商詳細介紹了自己公司的背景，以及采購的需求等。

但 Lisa 正在刷著網劇，沒心思去回復，想等到第二天早上上班再去回復。

但當晚另一家供應商業務員 Rick 迅速回復，并順利加到客戶的 whatsapp。

經過近 1 個小時的深入溝通，客戶收到了詳細的信息以及報價，并讓 Rick 寄樣品。

第二天早上, Lisa 回復郵件進行報價，但客戶沒有回復。

→解決辦法：B2B 平臺的詢盤，回復速度和專業程度非常重要。

快速專業地回復，更容易讓你更快地跟客戶進入實質溝通的階段，建立起相對的信任度。

6. 缺乏決斷力

業務員 Lisa 給客戶報價，客戶回復價格比現在采購的價格高，但是希望看到樣品。

而 Lisa 問客戶快遞到付賬號，客戶回復我們不會給供應商到付賬號。

Lisa 于是問老板，老板說估計是想壓價，不然不會要樣品。但是先跟客戶談價格，沒確認價格的話，寄了也白寄。

于是 Lisa 嘗試從產品品質，公司優勢等各方面讓客戶能接受自己的報價，客戶一直沒回復。

→解決辦法：迅速準備寄樣。樣品寄出后才有繼續溝通的機會。

04

接下來和大家分析下一些朋友的開發信：

【1】

有一些營銷工具，自動化程度很高，它可以設定發送第一封郵件幾天以后，發下一封郵件，過多少天又再發。

就是全都是自動化的，可能都寫好了。

但是這些呢，都不太合適。

因為傳統的 b to b 的一些買家，其實是專業的買家。那么他們都是職場程度、市場化程度很高的。

這些人那么踏實，不是很喜歡那種有夸大性質的、有欺騙性質的郵件。

甚至有一些開發信的標題，它可能會去過度地使用人性，因為營銷講究的就是利用人性的弱點。

寫開發信的話，我比較喜歡一些中性的標題。

這封郵件，標題用兩個斜杠就沒有必要，一個就可。

正文，直奔主題。

這封開發信就有報價，建議有互動后再報價。

還有圖片，內容有點多。

第一封郵件，保證是正確的人收到郵件，至于需求是不確定因素，產品的推薦可以放在后面的郵件。

開發信了解的東西并不多，可能會去看網站，基本認識你們公司后，才會回復。

第一封郵件，要找到切入點。

郵件中的藍色字體有點沒有意義，只是一句客套的話，可以重點提一下優勢產品，再去 pitch 他。

【2】

kaly 這郵件太模版化了，第二部分太簡潔，模版本身沒有問題。

至少要簡單介紹自己，這封郵件 4 句話都不知道你是誰。

【3】

這個標題太長了，看起來不輕松，別人不愿意讀。

公司名無需全名。

中英文標點要注意，diapers 后面的逗號太突兀了。

第一句話，無感，顯而易見的，無興趣點。

其實你如果有一個具體的收件人，而且發給了對的人的話，這個重要級的權重還是蠻大的。

有的時候，這比你這個郵件到底寫得好不好，還要更重要。

因為有的時候可能你的郵件寫得很好，但是你沒有一個具體的收件人，然后你下面寫得再好，可能也白費。

【4】

有點廣告意味，轟炸客戶。還不如打一通電話或者找到正確的人。

【5】

提高開發信回復率的本質因素：

一、發給正確的人。

二、保證對方能收到。

注意細節，不要插入很大圖片，不要附件，避免郵件服務器識別為垃圾郵件，打電話確認是否有收到郵件。

三、對方有需求。

對方沒有需求，白折騰。

四、有回復。

這封圖片太多了，很容易被當成垃圾郵件，太想 pitch 客戶了。

哪怕做成 pdf 文檔，再回復第二封郵件附上會好很多。

這封郵件太暴力了，第一封郵件還是溫和點好。

【6】

一看開頭就不想讀，太從自己的角度考慮了。

第一句話，太挑戰我的判斷力。

背景色還多，有強調的，還有下劃線的。

下劃線的 if...company，有點像垃圾郵件。

這郵件太花了。

花不是壞事，但下劃線有點像釣魚郵件。從商務來說有點不太舒服，把重點突出就好。

下面還特意說幫忙轉給其他人，這有點浪費別人時間，這句話靠前還好一點。

【7】

大家為什么不愿意多花點時間找對的人？？？

建議跟客戶產生 connection的點，切入點，往前寫，別人才會更愿意去閱讀。

最大客戶這一點，這樣子寫不是很合適。

你可以把這個客戶的公司名的兩個字母露出來，其他的都打星號。

沒必要把它寫出來，因為有時候可能你發的這個郵件對象，是客戶的競爭對手。

sales 可以發，再用電話掃一遍。

這個簽名，有點偏營銷。正常來說，不會把頭像當簽名。

【8】

可能客戶不想換供應商吧。

直接用產品持續搜的話，很多時候你搜到的都是有穩定供應商了。

去做供應鏈分析。開發客戶的話，供應鏈中間環節的分銷商、品牌商做起來還蠻舒服。

我覺得這兩封郵件不能代表什么，就只能代表，比如說可能他們現在都有供應商，合作得不錯，你想切進去可能比較難。

做一個溫暖的備胎，找機會上位。

【9】

第一句 which 從句沒有加強要加強的內容，比如加粗。這種郵件見得比較少，符號列出 feature 的。

第一封郵件，很多時候就僅僅是為了產生 connection，僅僅是關聯。

比如說，用時光機去看以前的網站描述，看過去到現在的發展，是如何轉變的，如何發展的。

背調分析一下，用海關數據等信息挖掘。

這封郵件說不上來什么感覺，全部都是你自己羅列各種東西。

如果跟客戶有關聯，會更有吸引力。

【10】

在平臺發開發信，很多客戶是臨時郵箱。

可能客戶郵件太多，沒時間看郵件，或沒注意，或沒有吸引到的地方。

【11】

乍一眼看上去，這是一封可以發到各個市場的模版，如果對市場有了解，可以稍微寫得不一樣點。

寫到免費的樣品可以提供，free 這個詞我不會寫，因為是容易觸發垃圾郵件的詞。

樣品一般建議寫 sample could be provided。

舉個例子，這個客戶是馬來西亞的，那么我就會集中去寫我對于這個市場了解的一些信息。

找到共同點，讓對方有興趣。

【12】

標題太長了。

公司名中間的“——”沒必要，像營銷工具發出的郵件。

我是中國深圳的 erick，沒必要寫，客戶郵件會顯示你的名字。

前面寒暄太多，也不說是哪個公司。

第一郵件不要帶附件。

上面的內容還是意義不大，找不到切入點找不到關聯。

這封郵件我會寫成 message，直入主題。

總要找到一些關聯，比如：

with reference product on your website ...could you pls be so kind to give me a hand to advise me who is in charge purchase...

主要還是找到正確的人，不是在羅列公司實力。

與其寫模版，不如簡單介紹自己和公司尋求幫助找到采購。

（來源：料神外貿）
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