圖片來(lái)源：圖蟲(chóng)創(chuàng)意

從去年開(kāi)始，由于沒(méi)有了展會(huì)，加之視頻會(huì)議一下子在全球流行開(kāi)來(lái)，所以整個(gè)外貿(mào)行業(yè)在跟客戶(hù)溝通也發(fā)生的變化，具體表現(xiàn)就是你可能跟客戶(hù)開(kāi)視頻會(huì)議（conference call）的頻率和時(shí)長(zhǎng)都變多。

我知道視頻會(huì)議會(huì)給外貿(mào)人帶來(lái)很多恐懼和焦慮，所以，今天我們要學(xué)習(xí)一些快速而簡(jiǎn)單的方法來(lái)改善你的視頻通話，尤其是當(dāng)你需要同時(shí)使用你的商務(wù)英語(yǔ)技能時(shí)，這樣你就可以有一個(gè)更順利的開(kāi)始，一個(gè)更自信的對(duì)話，以及一個(gè)真正強(qiáng)有力的結(jié)束。

這篇文章將假設(shè)你是視頻會(huì)議的參與者，然后我將將展示完成電話會(huì)議的每一個(gè)步驟，以及在其中你可以使用的基本商務(wù)英語(yǔ)短語(yǔ)。（我們將在另外一篇文章中假設(shè)你是會(huì)議的注冊(cè)者，然后告訴你如何主持一個(gè)conference call以及有用的英文短語(yǔ)）

#01你在電話會(huì)議前要做什么準(zhǔn)備？

檢查技術(shù)方面是否正常，括檢：查你的手機(jī)或電腦有相應(yīng)的軟件并且可以正常運(yùn)行，檢查你的網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)連接好并且快速而穩(wěn)定，確保設(shè)備電池滿電。

你可以在紙上規(guī)劃出電話會(huì)議的內(nèi)容，并寫(xiě)下所有你要講的重要內(nèi)容。你要覺(jué)得自己準(zhǔn)備好參與。

提醒自己也要做一個(gè)有禮貌的、專(zhuān)心的聽(tīng)眾。你可以準(zhǔn)備一張紙，把別人說(shuō)的內(nèi)容記下來(lái)。錄下通話內(nèi)容確實(shí)是個(gè)好主意，但在這樣做之前，你應(yīng)該征得同意。

即使你們不是面對(duì)面的交流，眼神接觸仍然是超級(jí)重要的。你需要看著攝像機(jī)，讓對(duì)方感覺(jué)到你正在進(jìn)行眼神交流。不要向下看，也不要只看對(duì)方的臉。

在通話前，練習(xí)呼吸練習(xí)，使自己平靜下來(lái)。盡量選擇一個(gè)安靜沒(méi)有太多噪音的環(huán)境。

#02 1對(duì)1視頻會(huì)議

1.開(kāi)始對(duì)話

如果是一個(gè)輕松的視頻會(huì)議，你可以說(shuō)：

HelloHiHey

如果你和某人進(jìn)行專(zhuān)業(yè)交談或生意溝通，你要保持更正式。你要先說(shuō)你好，然后再稱(chēng)呼對(duì)方的名字：

Hello, Mr. Smith.Hello, Mrs. Rodriguez.Good morning, Mr. Smith.

2.打過(guò)招呼后

問(wèn)候之后，你可能想做一個(gè)快速的技術(shù)檢查，你可以問(wèn)：

Can you hear me?Can you see me?Is the audio working?Is the video working?

問(wèn)這些問(wèn)題以使事情順利進(jìn)行。然后你可以繼續(xù)你的問(wèn)候，簡(jiǎn)單聊一聊可以緩和氣氛，你可以問(wèn)：

How are you?How’s it going?How is your day so far?How is work?How is everything?

你還可以使用一些社交型的small talk。

3.對(duì)問(wèn)候語(yǔ)的回應(yīng)

對(duì)方也可能問(wèn)你上面的問(wèn)題，你對(duì)這些問(wèn)題的回答應(yīng)該是簡(jiǎn)短、積極和切中要害的，也許兩個(gè)字，比如：

Good.Great.Everything’s fantastic.Can’t complain.Never better.

關(guān)于如何像一個(gè)英文母語(yǔ)者一樣流利自信地回答 “How are you”，可以參考下面的文章：

你真的會(huì)正確回答國(guó)外客戶(hù)的這兩個(gè)問(wèn)題嗎：How are you? & How have you been?https://hongbanzhuan.com/how-to-answer-how-are-you/

4.談?wù)撘曨l會(huì)議的目的

一個(gè)專(zhuān)業(yè)的conference call應(yīng)該談及目的或復(fù)述議程。你可能在一些回答中使用短語(yǔ)動(dòng)詞，你可以說(shuō)：

I’d like to talk about X, Y, and Z.Let’s go over X, Y, and Z.I’d like to review X, Y, and Z.I’d like to cover X, Y, and Z in this call.

你可以使用這些短語(yǔ) “talk with you about”，”go over something “或 “cover something “。

5.總結(jié)會(huì)議

如果你是在開(kāi)一個(gè)商務(wù)會(huì)議，你應(yīng)該總結(jié)一下你們剛才談的內(nèi)容。例如：

It was great talking with you about X, Y, and Z.I really enjoyed being able to cover X, Y, and Z with you today.I appreciate your time going over X, Y, and Z with you.It’s been a pleasure talking about X, Y, and Z with you.

你可以可以說(shuō)明接下來(lái)的行動(dòng)步驟，比如：

I’ll follow up with you in a couple of days.I’ll touch base with you in a couple of days.I will get back in touch with you soon

6.如何結(jié)束通話？

在你的電話結(jié)束時(shí)，不要只說(shuō)再見(jiàn)就結(jié)束談話。這是一個(gè)大錯(cuò)誤，那會(huì)讓人感覺(jué)很突然，很不禮貌。這里有一些短語(yǔ)，你可以用來(lái)像英語(yǔ)專(zhuān)家一樣結(jié)束你的談話，表達(dá)感謝是不會(huì)出錯(cuò)的：

Thank you.Thank you for talking with me today.Thank you for taking the time to talk with me today.Thank you for taking the time to chat with me today.Thank you for making time for meeting with me today.

這些都表達(dá)了同樣的意思，選擇你最喜歡的就可以了。

7.收尾

最后，在你說(shuō)了謝謝、總結(jié)和談?wù)撓乱徊叫袆?dòng)步驟之后，你可以通過(guò)簡(jiǎn)單地說(shuō) “Bye “或 “Goodbye”來(lái)結(jié)束你的電話。如果你的商務(wù)電話更隨意，你可以說(shuō)，”See you later “或 “Talk to you soon”。但建議不要說(shuō)byebye，具體原因請(qǐng)看這個(gè)文章：

#03多人參與會(huì)議

1.自我介紹

在電話正式開(kāi)始之前，你可能會(huì)聽(tīng)到這樣的問(wèn)題：Is everyone on here? 或 Can you hear me? 你可以用簡(jiǎn)單的yes來(lái)回答。

通常情況下，老板或發(fā)起電話會(huì)議的人將主導(dǎo)討論，并可能要求其他聽(tīng)眾進(jìn)行自我介紹（特別是在他們彼此不熟悉的情況下）。當(dāng)輪到你介紹時(shí)，保持簡(jiǎn)短和簡(jiǎn)單。說(shuō)明你的名字和你的職位或主要職責(zé)，盡量不要超過(guò)兩句話。例如：

Hello, everyone. My name is James Zhang and I’m the Sales Manager at [your company name]

2.輪到你發(fā)言時(shí)

如前所述，你需要確保在電話會(huì)議前做好充分準(zhǔn)備，將你的要點(diǎn)寫(xiě)在紙上。把你的主要觀點(diǎn)寫(xiě)在一張紙上，如果需要的話，你可以參考一下。另外，你也需要確保你的觀點(diǎn)或發(fā)言有一個(gè)明確的開(kāi)頭、中間和結(jié)尾。

例如，你可以用這樣的話開(kāi)頭：

Hello everyone. As the Sales Manager, I have three suggestions for the project.

然后，在你討論這三點(diǎn)時(shí)，用 “first”、”second “和 “third”來(lái)標(biāo)記。

最后，用一個(gè)積極的句子進(jìn)行總結(jié)，你可以強(qiáng)調(diào)你的方法可以帶來(lái)的捉妖好處/優(yōu)點(diǎn)，比如：

So to sum up, by implementing these three strategies we can achieve a significant sales boost and build a stronger relationship with our customers.

3.盡量不要打斷發(fā)言的人，但如果你一定要打斷，可以這樣做

如果你不同意某件事情或要提出反對(duì)意見(jiàn)，盡量不要打斷目前正在發(fā)言的人。相反，等待下一次輪到你發(fā)言時(shí)，你可以說(shuō)：

I’d like to raise an objection to…I disagree with…

如果談話已經(jīng)轉(zhuǎn)到一個(gè)新的話題，你仍然可以回到你的反對(duì)意見(jiàn)：

I’d like to backtrack (return) to [topic]. 我想回溯/返回到某個(gè)話題。

然而，你如果沒(méi)有聽(tīng)到或理解別人所說(shuō)的話，這里有一些有用的短語(yǔ)來(lái)立刻停止對(duì)話，并得到澄清：

如果你聽(tīng)不清幾個(gè)詞或句子：I’m sorry, I didn’t get that. Could you please repeat what you just said?

如果有一個(gè)具體的詞你不理解或不認(rèn)識(shí)：I’m afraid I’m unfamiliar with that term. Can you explain it?

如果你需要澄清一個(gè)想法：I’m sorry, I don’t follow you. Could you please explain that again?

如果有人說(shuō)話太快或語(yǔ)無(wú)倫次：Can you speak a little more slowly, please?

簡(jiǎn)而言之盡量做到有禮有節(jié)。

4.結(jié)束通話

在電話會(huì)議結(jié)束后，你可以討論解決方案：

After hearing your points, I feel the best course of action is to…

但如果你還需要仔細(xì)考慮，不要害怕這樣說(shuō)：

Thank you for all your input. I’ll let you know my final decision on this topic by email within a day or two.

最后就感謝你的會(huì)議參與者的時(shí)間（如果人數(shù)較少，最好在感謝時(shí)說(shuō)出對(duì)方的名字）。

提醒：不要驚慌失措。你主要準(zhǔn)備好你想飆到的，檢查你的電話/網(wǎng)絡(luò)連接，把關(guān)鍵詞和重要的短語(yǔ)記在腦子里，當(dāng)輪到你時(shí)，慢慢來(lái)。即使出了問(wèn)題，簡(jiǎn)單道歉后繼續(xù)。你應(yīng)該把這個(gè)機(jī)會(huì)當(dāng)作一個(gè)挑戰(zhàn)，相信自己你絕對(duì)會(huì)成功。

#04一些在視頻會(huì)議中實(shí)用的短語(yǔ)

1.在電話中介紹自己

Hello, Sandra here.

Hello, it’s Sandra speaking.

2.檢查其他人是否在通話中

Is Sandra on the line?

Do we have Sandra on the call?

Do we have Sandra yet?

Are we waiting for anyone else?

3.開(kāi)始通話

Welcome to the conference call…

Is everyone ready to start?

Shall we start?

As you know, today we are discussing X…

Did everyone receive the agenda? / Has everyone received the agenda?

4.克服聲音問(wèn)題

If you are not speaking, please put yourself on mute.

Eric, I can hear background noises, please can you put yourself on mute when you are not talking?

The sound quality is not good, please can everyone speak up?

I can’t hear Jane, can everyone else hear Jane?

Sorry can you say that again, I can’t hear you clearly?

Sorry can you repeat that, the sound quality is poor?

5.共享你的屏幕

I’m sharing my screen, can everyone see it?

I’m uploading the document now, can you see it?

6.結(jié)束通話

So the agreed action points are X, Y, Z.

Is there anything else to discuss?

I’ll confirm our discussion by email.

Let’s finish / close the call, thank you everyone.

Thank you for your contribution/participation/ideas, let’s speak again next week.

We’ve run out of time so let’s wrap up and close the call.

7.如何在電話會(huì)議中要求澄清問(wèn)題

聽(tīng)見(jiàn)別人說(shuō)話和理解他們是兩個(gè)完全不同的問(wèn)題。你可能聽(tīng)得很清楚，但完全不明白他們?cè)谡f(shuō)什么，或者由于噪音和連接問(wèn)題，你可能根本聽(tīng)不到他們說(shuō)的所有內(nèi)容。這里有一些常見(jiàn)的英語(yǔ)短語(yǔ)，你可以在電話會(huì)議中用來(lái)澄清：

Could you speak more slowly please?

Could you repeat that again or could you repeat that last bit please?

Could you speak up please (a little louder)?

Could you explain that again? Or Could you explain that in layman’s terms (non technicallanguage)?

I didn’t get that I am sorry could you say it again?

8.如何打斷正式的電話會(huì)議

如果你想問(wèn)一個(gè)問(wèn)題，打斷電話交談是可以的，你可以使用以下任何一句話來(lái)打斷。

Sorry, would you mind if I asked a question?

Just to clarify are you saying that…

Could I interrupt you for a minute?

Would you mind if I jumped in there please?

Can I stop you for just one minute please?

正如你所看到的，這些通常都是有禮貌的說(shuō)法，所以不應(yīng)該讓任何人不高興。但有時(shí)在激烈（憤怒）的交流（討論）中，禮貌可能會(huì)消失。

9.其他電話會(huì)議英語(yǔ)詞匯

在商務(wù)電話交談中使用的一些有用的英語(yǔ)短語(yǔ)。

I won’t keep you long

I will keep this brief (short)

Well, that is all I wanted to say

That covers everything I had to say

Now, are there any questions?

I am glad you asked that…

That is a really good question

Let me get back to you on that (I will give you a better answer later)

Can you leave it with me? I’ll find out and let you know.

I think you might have misunderstood me…

Please allow me to clarify it once more.

好了，希望這些短語(yǔ)和提示對(duì)你的視頻會(huì)議電話有幫助，也可以讓你變得更有信心，更有能力。

（來(lái)源：阿里巴巴外貿(mào)圈）

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